📧 Créer et utiliser une liste SYMPA

Certaines structures ont mis en place historiquement des redirections de leur boite “alerte” vers les adresses email professionnelles des différents agents qui doivent recevoir les courriels de Sèves. Cependant, si une des adresses email de ces agents n’est plus valide (départ, mutation, désactivation…), nous recevons un avis de non réception de notre courriel qui conduit au blocage de tous les courriels envoyés par Sèves vers la boite “alerte” de votre structure.

Cette situation de blocage est délétère pour tout le monde : du coté de la structure, elle est informée par l’équipe mais avec du délais de la réception d’un nouveau courriel. Du coté de Sèves, nous devons vous transmettre l’information qu’un courriel n’a pas pu vous être délivré ce qui est chronophage.

Cependant il existe une solution de long terme pour éviter que ces blocage se produisent et se reproduisent : la mise en place d’une liste SYMPA.

Qu’est ce qu’une liste SYMPA et ou les trouver ?

Connexion au serveur SYMPA : (Ouvre une nouvelle fenĂŞtre) https://agriculture.listes.m2.e2.rie.gouv.fr/sympa/

Une SYMPA est une liste de diffusion, c’est à dire une liste d'envoi permettant à un groupe d'abonnés de recevoir automatiquement par courrier électronique l'ensemble des messages expédiés à la liste :tout message envoyé à la liste est reçu par chacun des autres abonnés.

Qui peut mettre en place une liste SYMPA ?

La demande de création d'une liste de diffusion peut être soumise à conditions. Si vous remplissez les conditions nécessaires pour effectuer une demande, la création de la liste sera néanmoins soumise à approbation par les listmasters.

Si vous avez les droits pour demander la création d'une liste de diffusion, vous voyez alors le bouton “+ Créer une liste” dans le bandeau vert en haut de votre écran une fois connecté avec vos identifiants Agricoll.

Comment créer une liste SYMPA ?

  1. Allez sur (Ouvre une nouvelle fenĂŞtre) https://agriculture.listes.m2.e2.rie.gouv.fr/sympa/
  2. Cliquez sur le bouton “+ Créer une liste”, un formulaire s’ouvre
    1. Nom de la liste : n'entrez que le nom sans l'arobase et le domaine; exemple : liste-xxx et non pas liste-xxx@agriculture.gouv.fr). N'utilisez pas d'espaces, d'accents, ni de caractères spéciaux dans les noms des listes : ces caractères peuvent créer des problèmes. Choisissez un nom explicite mais pas trop long : pensez aux abonnés qui devront taper ce nom à chaque fois qu'ils voudront envoyer un message à la liste
    2. Type de liste : choisissez l’option qui vous convient le mieux (ouverte ou abonnement contrôlé)
    3. Objet : il apparaîtra en tête de toutes les pages de la liste, ainsi que sur les pages d'index de listes (liste des listes, liste de vos abonnements, etc.) et dans la barre de titre du navigateur.
    4. Catégorie : choix dans la liste (Mission technique / alerte et urgences sanitaires,
      Mission technique / Alimentaire ou Santé et protection des végétaux ou des animaux..)
    5. Description : la description apparaîtra sur la page d'information de la liste ainsi que dans la 'Charte des abonnés de la liste' envoyée par e-mail à chaque nouvel abonné, à la rubrique 'Objet de cette liste'
  3. Cliquez sur “Envoyez votre demande de création”
  4. Une fois la création acceptée, il vous faut ajouter des adresse emails des personnes allant recevoir les courriels envoyés à cette liste
    1. Allez sur la page d'information de la liste que vous souhaitez administrer
    2. Puis “Gérer les abonnés”

Les gestionnaires de la liste pourront modifier la liste des membres --> Un propriétaire ayant les droits de gestionnaire privilégié peut modifier, supprimer ou ajouter les propriétaires et les modérateurs. Les listes doivent être mises à jour par les propriétaires.

Quels sont les paramètres importants à mettre en place dans le cas d’une liste utilisée pour Sèves ?

Pour l’administrateur, dans le paramètre “Diffusion/réception” de la liste, il faut que la configuration de la liste soit "liste ouverte" dans la catégorie "Qui peut diffuser des messages". Ainsi tout le monde peut écrire sur cette liste, pas seulement le créateur de la liste.

-

Par ailleurs veillez sur votre boite “alerte” à :

- mettre une redirection boite “alerte” > liste SYMPA créée
- retirer toutes les redirections possibles et souhaitables dans le cadre de votre activité

-

Conseil : L’adresse email de la BAL Alerte ne doit pas être abonnée à la liste SYMPA (pour éviter les boucles ou doublons).

Comment l’administrer ?

Lien documentation Admin :  (Ouvre une nouvelle fenêtre) https://listes.m2.e2.rie.gouv.fr/agriculture/help/admin.html

Lien FAQ admin :  (Ouvre une nouvelle fenêtre) https://listes.m2.e2.rie.gouv.fr/agriculture/help/faq-admin.html

Comment l’utiliser ?

Lien documentation utilisateurs :  (Ouvre une nouvelle fenêtre) https://listes.m2.e2.rie.gouv.fr/agriculture/help/user.html

Lien FAQ utilisateur :  (Ouvre une nouvelle fenêtre) https://listes.m2.e2.rie.gouv.fr/agriculture/help/faq-user.html