📨 Rubrique Fil de suivi

• Type d’élément de suivi : courrier, sans nécessité obligatoire de réponse, rédigé par un acteur de la fiche à destination d’un ou plusieurs destinataires.
• Destinataires : à destination d’une ou plusieurs structures sélectionnées parmi les contacts (ou le devenant à l’occasion). D’autres structures ou des agents peuvent être mis en copie, pour information. Attention à ne pas surcharger inutilement les boîtes aux lettres : ne mettre en copie que ceux qui doivent activement être informés. Rappel : pour écrire à des interlocuteurs externes, les échanges se font hors Sèves.
• Action réalisée : le message est enregistré dans le fil de suivi et envoyé sous la forme d'une notification dans les boîtes aux lettres des destinataires (principaux et en copie).
  Ce message comporte, outre le sujet et le corps du message rédigé :
  • un objet automatique (avec le type d'évènement/le numéro de la fiche/la structure expéditrice)
  • des informations de contexte automatique (avec le type d'évènement/le numéro de la fiche/le créateur de la fiche/les établissements concernés/la commune)
  • une signature automatique (l'agent et la structure expéditrice)
  • le lien vers la fiche concernée, et la liste des pièces jointes.
    Les pièces ne sont pas jointes à la notification : il faut les consulter dans Sèves. 
• Réponse à un message : Vous pouvez répondre à un message dans le module de communication. La réponse se fait par défaut à la structure - le destinataire peut être modifié.
  3 champs sont obligatoires :
  - Le destinataire (pré-rempli)
  - Le titre (pré-rempli)
  - Le message (champ libre)

• Type d’élément de suivi : courrier d’un acteur de la DGAL nécessitant une réponse. La DGAL peut y demander des investigations ou actions dans le cadre d’une décision de gestion.
• Destinataires : à destination d’un ou plusieurs structures destinataires sélectionnés parmi les contacts (ou le devenant à l’occasion). D’autres destinataires peuvent être mis en copie, pour information. Une notification est envoyée à tous les destinataires.
• Action réalisée : Le courrier est envoyé par courrielleur sous la forme d’un extrait, et tracé dans Sèves dans son intégralité.

⚠️ Les DI sont uniquement disponibles pour les agents de l’administration centrale. Elles sont à destination d’une structure qui doit y répondre par un compte-rendu d’intervention (CR).

• Type d’élément de suivi : courrier de réponse à une demande d’intervention, rédigé par la ou les structure(s) destinataires de la DI. Le contenu de la réponse est très libre, en fonction de ce qui a été demandé dans la demande d'intervention.
• Destinataires : à destination de la DGAL demandeuse. Une notification est envoyée à tous les destinataires.
• Action réalisée : le courrier est envoyé par courrielleur dans son intégralité, et tracé dans Sèves.

• Type d’élément de suivi : une note est un texte libre rédigé par un acteur de la fiche, sans destinataire. La note sert à sauvegarder des informations, par exemple marquant une étape ou une avancée de l’évènement, à déposer une information reçue d’un professionnel ou d’homologues européens, à expliquer la prise de relai par un autre collègue etc.
• Destinataires : pas de destinataire.
• Action réalisée : Personne n’est notifié par courrielleur d’une nouvelle note. Mais il est possible par la suite de donner un lien rapide vers la note, pour archivage ou référence, dans un message.

• Type d’élément de suivi : Un point de situation est une forme particulière de note. C’est un texte libre, rédigé par un acteur de la fiche. Le point de situation est destiné à faciliter l’identification dans le fil de suivi de cette note de synthèse qui fait le point sur l’état du dossier en cours.
• Destinataires : Tous les agents et/ou structures qui sont des contacts de la fiche. Une notification est envoyée à tous les agents et structures en contact de la fiche.
• Action réalisée : Une notification est envoyée par courrielleur à tous les agents et structures en contact de la fiche, et le point de situation est tracé dans Sèves dans son intégralité.

• Type d’élément de suivi : la fin de suivi est un acte réalisé par un des acteurs de la fiche, pour le compte d’une structure actrice de la fiche (structure ou DGAL). Dès lors qu’une fin d’intervention est créée pour une structure, cette structure et tous les acteurs de cette structure ne reçoivent plus les notifications automatiques correspondant à la fiche.
• Destinataires : Les contacts de la fiche qui sont des agents de la MUS.
• Action réalisée :
  • Seule la MUS est notifiée par courrielleur d’une fin de suivi
  • Cela génère une ligne ajoutée dans le fil de suivi
  • Sur la fiche contact, la mention “fin de suivi” est indiquée
    ⚠️ Une fin de suivi n’est pas définitive. En cas de nécessité, un agent de cette structure, ou cette structure, peuvent à nouveau s’associer à la fiche et redevenir actifs, et recevoir des notifications etc.