🙋🏻Rubrique Contacts

Règles générales

En tant qu’agent

Chaque agent doit s’assurer que ses coordonnées de contact sont les bonnes : nom / prénom / structure / fonction / mail / tel1 / tel2.

Pour modifier ses coordonnées, il faut passer par Agricoll ou Amande.

En tant que responsable de structure

Les coordonnées de la structure sont enregistrées dans l’annuaire interne de Sèves.

Le responsable de la structure s’assure que l’adresse mail de la structure est la bonne, et signale le changement à l’équipe de Sèves sinon (vigilance notamment en Outre-Mer).

Règles d'ajouts ou de suppression

Ajouts à la création

• Le créateur de la fiche est automatiquement ajouté dans les contacts de la fiche.
• La structure du créateur est automatiquement ajoutée à la liste des contacts de la fiche.
• Des agents et des structures peuvent ensuite être ajoutés en utilisant les boutons dédiés, parmi les contacts enregistrés dans Sèves. Ils reçoivent alors une notification automatique sur leur boite mail pour les informer de l'ajout de leur contact à cette fiche.

Ajouts durant la vie de la fiche

• Toute personne qui intervient sur une fiche (ex : ajout d'un document, envoi d'un message, modification d'un descripteur, etc.) est automatiquement ajouté à la liste des contacts.
• Si un message est envoyé à un contact existant dans l’annuaire, ce contact est automatiquement ajouté à la liste des contacts.
• Si la fiche est notifiée à la DGAL, alors la DGAL est ajoutée automatiquement en contact de la fiche.

Suppression

• Chacun peut se retirer d’une fiche.
• Chacun peut retirer les autres contacts d’une fiche.
• Exceptions : il n'est pas possible de supprimer la structure créatrice, l'agent créateur, et une structure si un des agents de cette structure est dans les contacts de la fiche.

Envoi d'un message depuis les contacts

Il est possible d'envoyer directement un message à un contact dans Sèves en cliquant sur son adresse mail dans la fiche contact.